In de afgelopen periode ben ik ingegaan op onze Visie op ICT waar het de herijking en transformatie van de ICT omgeving betreft. Een goed doordachte methodiek geeft de beste garantie op voorkoming van te hoge werkdruk, stilvallende werkzaamheden, falende projecten en hoge faalkosten. Waar slechts 29% van de ICT projecten afgerond worden binnen de gestelde tijd, budget en verwachtingen zal onze Visie op ICT meer zekerheid bieden op slagen van het project. Daarnaast blijft uiteraard het gezond verstand de boventoon voeren.
Tijdens de inventarisatiefase hebben we een helder ICT-plan samengesteld met onze doelen, prioritering van de eisen en wensen en vaststelling van milestones en budget. We hebben gezorgd voor commitment van het management en draagvlak binnen de organisatie.
Het ICT-plan is een goede fundering onder de juiste selectie van hardware, systeemsoftware en applicatiesoftware. We hebben het project opgeknipt in deelprojecten en de projectgroep(en) daarop afgestemd. Binnen de selectiefase hebben we de longlist van leveranciers middels een RFI (Request for Information) teruggebracht tot een shortlist. Op basis van de uitkomsten van een RFP (Request for Proposal) hebben we de voorkeursleverancier bepaald. Aan de hand van een live demonstratie en pilot hebben we zekerheid gekregen over de match en hebben we de knelpunten in kaart gebracht. In het opgestelde implementatieplan, SLA (Service Level Agreement) en contract hebben we alle afspraken tussen ons en de leverancier vastgelegd.
Samen met de leverancier hebben we vervolgens de implementatiefase doorlopen. We hebben gezorgd voor de projectinrichting, installatie, kennisopbouw, inrichting, benodigde aanpassingen, conversie van data, acceptatie van de inrichting en de aanpassingen, opleiding eindgebruikers en nazorg.
Ondanks dat alles van tevoren zo goed is uitgedacht zijn er gedurende het traject knelpunten naar voren gekomen. Daarnaast hebben we evaluatiesessies gehouden waar waarschijnlijk ook verbeterpunten uit naar voren zijn gekomen. Het is ons streven dat het prestatie-niveau na de implementatie gelijk is als voorafgaand aan het hele traject. Gedurende het traject zijn we door een diep dal gegaan omdat de implementatie naast onze normale werkzaamheden liep. De werkdruk is tijdelijk hoog geweest en we zijn blij dat we na de implementatie weer kunnen wat we voor die tijd ook al konden en dat we het achterstallig werk weg kunnen werken. Voorkom dat het hierbij blijft! We maken gebruik van nieuwe hardware, systeemsoftware en applicatiesoftware maar we benutten nog niet alle voordelen die we met de nieuwe ICT-omgeving in huis hebben.
Zodra we een tijdje werken met de nieuwe ICT-omgeving is het daarom raadzaam een optimalisatiefase te laten volgen. Gedurende deze fase gaan we middels ‘training on the job’ gebruikers aanvullend leren hoe zij efficiënter kunnen werken met het nieuwe systeem of door zaken anders te plannen. Daarnaast gaan we gebruik maken van nieuwe functionaliteit welke in het oude systeem niet beschikbaar was.
Nu is het ook tijd om de knelpunten zoals genoteerd op de ‘parkeerlijst’ erbij te pakken alsmede de eisen en wensen die als ‘nice to have’ waren bestempeld en in het project buiten de boot zijn gevallen. We passen waar nodig de inrichting, het proces en het maatwerk aan.
De optimalisatiefase wordt bij voorkeur uitgevoerd als separaat project met separate inschatting van werkzaamheden en benodigde tijd omdat we pas na livegang weten welke zaken echt belangrijk zijn en hoeveel tijd (en geld) aanpassing kost.
Lees ook:
Auteur: Jeroen Haandrikman Potentieel benutten met Visie
Wil je verder in gesprek over mijn ideeën voor een herijking van de ICT-omgeving in jouw onderneming, neem dan gerust contact met me op.
