Stappen ICT implementatieproces

Zoals in mijn inleidende blog aangekondigd zal ik aan de hand van onze Visie op ICT ingaan op de vier afzonderlijke fases van het transformatietraject. Na de inventarisatiefase en de selectiefase zijn we nu aangekomen bij de implementatiefase.

In deze fase komt alles samen. De keuzes zijn gemaakt, het contract en Service Level Agreement (SLA) zijn ondertekend, gebruikers zijn op de hoogte en de verschillende deelprojecten smelten samen in de uiteindelijke implementatie.

De implementatiefase bestaat uit verschillende opeenvolgende, of parallel lopende, stappen (zie de schematische uitwerking).  

Per stap is een korte uitleg op zijn plaats.

A. Projectinrichting

De projectgroep wordt geïnstalleerd en voorzien van de juiste informatie omtrent de Visie ICT-methodiek en het (in de selectiefase) opgestelde implementatieplan. De projectgroep kan dezelfde samenstelling hebben als tijdens de inventarisatiefase maar dat is geen verplichting. Vers bloed is goed om het project en het doel scherp te houden. Alle betrokkenen ontvangen een nadere toelichting betreffende de projectdoelstellingen, het tijdpad en de vastgestelde meetpunten.
De projectgroep-leden moeten voldoende draagvlak hebben voor het project en zullen in de organisatie, samen met de key-users, als ambassadeurs optreden.
De projectgroep kijkt nog een keer kritisch naar fasering van het project en de definitieve tijdsplanning.

De projectgroep gaat ook bepalen hoe communicatie naar de rest van de organisatie plaats zal vinden zodat de volledige organisatie op de hoogte is van de vorderingen van de implementatie.

Indien er sprake is van een allesomvattende herijking (hardware, systeemsoftware, netwerkomgeving, meerdere softwareapplicaties zal er een overkoepelende stuurgroep worden geformeerd met afgevaardigden van iedere projectgroep. De stuurgroep zal toezicht houden op alle overkoepelende onderwerpen, integratie, koppelingen, eenduidigheid en communicatie richting de eindgebruikers.

B. Installatie hardware en standaardsoftware

De infrastructuur wordt opgezet in de gekozen opstelling. Vervolgens worden de gekozen softwareapplicaties in de standaard configuratie bij alle eerstbetrokkenen (‘key users’) geïnstalleerd. De installatie zal bij voorkeur direct op de juiste server of in de juiste cloud-omgeving plaatsvinden. Er wordt beperkt rekening gehouden met de randvoorwaarden van de organisatie voor het correct functioneren van de software binnen de kantooromgeving. Het is één van de taken van de werkgroep om de juiste parameters voor de kantooromgeving te bepalen en het systeem te finetunen.

C. Kennisopbouw en inrichting

De betrokken projectmedewerkers (‘key users’) worden voorzien van de juiste kennis van de software voor het kunnen beoordelen van procedures en de inrichting. Vervolgens wordt op basis van checklisten van de leveranciers bepaald welke items wel en welke niet dienen te worden aangepast ten behoeve van de basisinrichting (pakketspecifieke instellingen en procedures) en de kantoorinrichting (netwerkspecifieke instellingen en procedures). De gekozen inrichting wordt uitgevoerd, getest en beschreven. Uiteindelijk zal acceptatie van de inrichting moeten volgen alvorens verdere stappen te zetten. Verder wordt bepaald welke organisatorische randvoorwaarden dienen te worden ingevuld om te komen tot werkende procedures. Periodiek zal er met de projectgroep voortgangsoverleg plaats vinden.

Mochten aanvullende wensen naar voren komen of andere aanpassingen op de eerder opgestelde wensen- en eisenlijst dan zal bepaald moeten worden of deze aanpassing doorgevoerd moet worden en wanneer. Bij voorkeur worden deze aanvullingen op een ‘parkeerlijst’ gezet welke wordt opgepakt tijdens de optimalisatiefase. Daarmee wordt uitloop in de tijd van het project voorkomen.

D. Maatwerk (inclusief output, integratie en koppelingen)

Afhankelijk van de uitkomsten van de demo en de pilot is het mogelijk dat er sprake is van een uitbreiding of aanpassing van de standaard output, integratie met andere oplossingen en interne- of externe koppelingen. In dat geval wordt zo vroeg mogelijk in het project begonnen met de ontwikkeling hiervan. De aanvulling van de standaardinrichting vormt namelijk altijd een risicofactor als het gaat om kritische paden en doorlooptijden in een project.

E. Conversie

Een bijzonder aspect bij de overstap op andere softwareapplicaties is de éénmalige conversie. Aan de hand van een inventarisatie en overleg met de leverancier wordt bepaald welke mogelijkheden er zijn voor conversie en of het zinvol is om een geautomatiseerde conversie uit te gaan voeren. Conversie zal in de meeste gevallen niet voor 100% van de data kunnen gebeuren. Daarnaast dient beseft te worden dat conversie ook slechte data mee zal nemen (‘carbage in / carbage out’). De geconverteerde gegevens zullen zeker uw aandacht nog vragen. In veel gevallen is het verstandig met een schone lei te beginnen

F. Acceptatie van de inrichting

Zodra de inrichting van alle deelgebieden heeft plaatsgevonden dienen de gebruikers betrokken te worden. Belangrijk aspect tijdens de implementatie van een nieuw systeem betreft het draagvlak en de acceptatie van deze gebruikers. Een goede en regelmatige informatiestroom naar de gebruikers toe is daarom van essentieel belang. Zij dienen uiteindelijk hun fiat te geven op de nieuwe infrastructuur, softwareapplicaties en inrichting. Ook hierbij worden extra zaken bij voorkeur genoteerd op de ‘parkeerlijst’ zoals genoemd onder ‘kennisopbouw en inrichting’.

G. Acceptatie maatwerk

Gebruikers dienen tevens hun feedback en akkoord te geven op de output, integratie tussen applicaties en interne- en externe koppelingen.

H. Cursussen voorbereiden

Het cursustraject is erop gericht de gebruiker met een mix van theorie en praktijk te brengen naar een voldoende kennisniveau om de software effectief en efficiënt te kunnen gebruiken in de praktijk. Het cursustraject heeft een tweetal interne doelgroepen, gebruik en beheer.
Het voorbereiden van een cursustraject omvat onder meer het voeren van intakegesprekken en het maken van een cursusplanning evenals het eventueel aanpassen van de cursusdocumentatie welke de leverancier beschikbaar heeft.

De training kan volledig aan de leverancier worden overgelaten maar vaak is het beter te gaan voor het ‘train de trainer’ principe waarbij een aantal van de key-users of speciale interne trainers worden opgeleid om de interne training te kunnen geven.

I. Distributie en installatie

Waar in eerste instantie installatie en uitrol heeft plaatsgevonden bij de ‘key users’ betreft het hier de uitrol naar iedere gebruiker van het nieuwe systeem.
De distributie en installatie vindt plaats zo kort mogelijk voorafgaand aan het opleiden van de gebruikers zodat de gebruikers na de opleiding direct aan de slag kunnen.

J. Opleiden van de gebruikers

In nauwe samenwerking met de leverancier(s) wordt het opleidingsplan vormgegeven. Tussen de diverse theoretische onderdelen in is het belangrijk om ook begeleiding ‘on the job’ plaats te laten vinden. Het doel hiervan is tweeledig; enerzijds een stukje dwingen tot gebruik van de nieuwe applicatie(s) en anderzijds het zorgen voor voldoende ervaringen voor het zinvol mee kunnen komen bij eventuele vervolgsessies. De begeleiding wordt bij voorkeur groepsgewijs uitgevoerd, zodat het ‘van elkaar leren’ een belangrijk onderdeel wordt.

K. Inventarisatie van de knelpunten

Om de voortgang van het project te kunnen meten en aantonen, zal er per onderdeel een testplan opgesteld dienen te worden. Ook de kwaliteit kan op deze wijze beoordeeld worden.

L. Evaluatie nazorg en afronding project

Evaluatie en nazorg vormen voor klant en leverancier de basis om te leren voor toekomstige projecten. Daarnaast vormt het een bron van input voor een mogelijk nog op te starten optimalisatietraject.

 

Opmerkingen:

    • Bij voorkeur wordt het volledige traject van pre-sales tot en met support geëvalueerd waarbij ook het opgestelde SLA (Service Level Agreement) kritisch tegen het licht wordt gehouden.
    • De evaluatie wordt uitgevoerd tussen iemand met voldoende beslissingsbevoegdheid bij de leverancier(s), de projectverantwoordelijke en een beslissingsbevoegd manager.
    • Wat vooral niet moet worden vergeten is dat de livegang gevierd moet worden met alle betrokkenen! Zij hebben veel tijd gestopt in de transformatie. Vaak ook nog met een groot deel van hun huidige werkzaamheden en hebben een pluim zeker verdiend.

Bij voorkeur is hiermee het project nog niet afgelopen maar volgt na enige tijd een optimalisatiefase. Daarover meer in mijn volgende, afsluitende, blog in deze serie.

 

Auteur: Jeroen Haandrikman 

Potentieel benutten met Visie

 

Wil je verder in gesprek over mijn ideeën voor een herijking van de ICT-omgeving in jouw bedrijf? Vul onderstaande gegevens in en ik neem contact met je op wanneer het jou uitkomt.

 


Share this post:
RenéStappen ICT implementatieproces

Related Posts

Take a look at these posts