Business/ICT Transformatie – de selectiefase

Er kunnen verschillende redenen zijn voor het vervangen van de ICT-omgeving van een organisatie. Een snelle, stabiele en betrouwbare ICT-omgeving is medebepalend voor een efficiënt bedrijfsproces. Daarnaast volgen technologische ontwikkelingen elkaar in steeds sneller tempo op net als de eisen en wensen van de disciplines in je organisatie. Daarom is frequente herijking van de ICT-omgeving een must.

Hoe voer je een dergelijke ICT-transformatie op een goede manier uit zonder dat dit leidt tot te hoge werkdruk, stilvallende werkzaamheden en hoge faalkosten?

 

Zoals in mijn inleidende blog aangekondigd zal ik aan de hand van onze Visie op ICT ingaan op de vier afzonderlijke fases van het transformatietraject. Na de inventarisatiefase zijn we nu aangekomen bij de selectiefase.

Uiteindelijk kan de volledige ICT transformatie meerdere deelgebieden beslaan. Er kan sprake zijn van (gedeeltelijke) vervanging van hardware, netwerkomgeving, systeemsoftware en applicatiesoftware. Per deelgebied zal de selectiefase en ook de volgende fase (implementatiefase) worden doorlopen. De projectinrichting zal in dat geval bestaan uit de verschillende deelprojecten en een hoofdproject omdat er veel afhankelijkheden en overlappingen zijn.

Vanuit de inventarisatiefase hebben we duidelijke kaders meegekregen waarmee we op zoek kunnen gaan naar de beste oplossing.
We hebben een helder ICT-plan met milestones. In het ICT-plan staan de doelstellingen verwoord, de ICT-strategie en het beschikbaar budget. We hebben daarnaast een duidelijk (gevisualiseerd) beeld van de huidige situatie en aanvullende eisen en wensen (‘must haves’ en ‘nice to haves’). We kunnen nu overgaan tot het concreet maken van alle wensen in het ICT-plan.

Op basis van de volgende stappen komen we tot de juiste selectie van benodigde oplossingen:

  • Stel een long list van leveranciers op (maximaal 10) die de oplossing zouden kunnen bieden die jij zoekt. Functionaliteit is belangrijk maar ook de kennis en ervaring van de leverancier.
    Houdt hierbij uiteraard rekening met de andere deelprojecten omdat er uiteindelijk één geïntegreerde oplossing moet komen.
  • De leveranciers op de long list stuur je een Request for Information (RFI). Daarin zet je uiteen wat je doelstelling is en waaraan het nieuwe systeem moet voldoen. Doelstelling van deze RFI is om vanuit de longlist te komen tot een short list van leveranciers. Eventueel kan aanvullende nog gebeld worden met referenten of kan een bezoek aan de leveranciers worden gebracht. Denk ook goed na over het al dan niet opnemen van de eventuele huidige leverancier.
  • Opstellen Short list leveranciers (maximaal 5).
  • De leveranciers op de short list krijgen een Request for Proposal (RFP) toegezonden op basis waarvan zij binnen gestelde termijnen een offerte kunnen uitbrengen.
  • Op basis van alle verkregen informatie wordt de voorkeursleverancier bepaald waar we verder het traject in gaan.
  • Gedurende een bewijssessie wordt een live-demonstratie van de oplossing gegeven. Bij voorkeur benadert deze demonstratie zo dicht mogelijk de werkelijkheid door het systeem al deels ingericht te hebben en gebruik te maken van eigen (geanonimiseerde) data. Zorg dat je zelf de agenda bepaalt van de onderwerpen die worden gedemonstreerd.
  • Om zoveel mogelijk risico’s uit te sluiten kan aanvullend nog gekozen worden voor het opzetten van een pilot. Tijdens de pilot wordt een implementatie in het klein gedaan zodat key-users in de praktijk de werking kunnen toetsen.
  • Op basis van de demonstratie en/of de pilot moeten de knelpunten en kritische factoren binnen het implementatieproject worden genoteerd. De resultaten moeten worden opgenomen in een rapportage en vertaald in een implementatieplan. In dit plan zijn de diverse aspecten m.b.t. de implementatie vermeld en wordt een begroting van de te besteden uren opgenomen. Hierbij dient tevens aangegeven te zijn van wie verwacht wordt deze uren/werkzaamheden uit te voeren (klant/leverancier). Tevens dient een tijdpad te worden opgenomen.
    Hier is betreffende leverancier uiteraard nauw bij betrokken.
  • In een Service Level Agreement (SLA) zullen afspraken worden gemaakt met betrekking tot de ondersteuning van de leverancier.
  • De selectiefase zal worden afgesloten met onderhandeling en tekenen van een contract. Het bovengenoemde implementatieplan, antwoorden in RFI en RFP en SLA  moeten onderdeel uitmaken van het contract.

Met een gestructureerde aanpak van de selectiefase voorkomen we onnodige risico’s en maken we een goed onderbouwde keuze voor de best passende oplossing.

 

Auteur: Jeroen Haandrikman 

Potentieel benutten met Visie

 

Wil je verder in gesprek over mijn ideeën voor een herijking van de ICT-omgeving in jouw onderneming, neem dan gerust contact met me op.


Share this post:
Jeroen HaandrikmanBusiness/ICT Transformatie – de selectiefase

Related Posts

Take a look at these posts