Stop zinloos vergaderen, doe het anders

Hoe effectief zijn de vergaderingen die jij bijwoont? De kans is groot dat een ieder zijn zegje doet, niet naar elkaar geluisterd wordt en afspraken gemaakt worden maar de volgende maand alweer vergeten zijn. Hoort een vergadering niet een overleg te zijn waardoor communicatie wordt verbetert, mensen hun verantwoordelijkheid gaan nemen, een gezonde teamspirit ontstaat, resultaten het gevolg zijn van vooraf doordachte handelingen en iedereen meer gedaan krijgt? Het is mogelijk om productiever met elkaar te overleggen!

Hieronder beschrijf ik een bewezen proces om de binnen een bedrijf te bundelen om gezamenlijk doelen te realiseren. Een proces dat gebaseerd is op de gedachte dat een goede afstemming de hartslag van je bedrijf is. Een proces waarmee je structuur en duidelijkheid creëert binnen je bedrijf. Waar iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt en weet op welke wijze hij of zij het verschil kan maken.

<h2> Hoe te beginnen?</h2>

Tijdens je allereerste “nieuwe” bijeenkomst:

  1. Doorloop je de 6 stappen zoals eerder beschreven in het artikel: “Hoe je frustraties kunt oplossen” (Koersbepalen, Mensen, Prestaties, Proces, Issues en Vooruitgang). Houdt er rekening mee dat het meerdere dagdelen kost voordat consensus bereikt is met al je mensen. Consensus op basis van de vastgestelde kernwaarden, het begrijpen van gevolgen, de wilskracht om het anders te gaan doen en de capaciteit om het te gaan doen.
  2. Bepaal gezamenlijk wat er dit jaar gedaan moet worden om het hogere doel van je bedrijf na te streven of vorm te geven waarom je als bedrijf bestaat. Let op: er wordt weinig gerealiseerd en veel frustraties ontstaan wanneer je probeert te veel doelen te realiseren in één jaar.
  3. Wat zijn de belangrijkste prioriteiten voor de komende 90 dagen?
  4. Wat zijn de issues / obstakels die in de weg kunnen liggen om jouw doelstellingen te kunnen realiseren?
  5. Plan je wekelijkse overleggen die plaatsvinden op eenzelfde dag in de week en dezelfde tijdstippen.

<h2> Wekelijks overleg</h2>Een wekelijks overleg lijkt veel, vooral als de ervaring is dat overleggen zinloos zijn. Waarom een wekelijks overleg:

  • Om gefocust te blijven op de belangrijkste prioriteiten
  • Problemen en issues die zich dagelijks voor doen, adequaat op kunnen lossen
  • Je krijgt structuur binnen je bedrijf omdat iedereen de zaken met elkaar afstemt
  • Iedereen is op de hoogte en is daarmee betrokken bij het geheel
  • Wekelijks bespreek je wie wat moet doen om het probleem op te lossen.
  • Wekelijks kun je toetsen of ieders zijn/haar verantwoordelijkheid en bevoegdheid goed oppakt.

Tijdens het wekelijks overleg hanteer je een strak regiem als het gaat om de agendapunten. Aan de hand van een gestandaardiseerd document worden de prestaties besproken zodat je als “leider” kunt (bij)sturen, je blijft aangehaakt wat de voortgang is van de verbeteringen, issues worden open besproken en de belangrijkste worden opgelost in hetzelfde overleg. De eerste overleggen zullen onwennig zijn maar hoe meer je dit stramien vasthoudt, des te meer de samenhang in je team duidelijker wordt en de vooruitgang terugziet in cijfers.

<h2>Kwartaal overleg</h2>Omdat het een natuurlijk verschijnsel is dat de focus van een gemiddelde mens elke 90 dagen minder wordt, is het plannen van een kwartaal overleg – alleen daarom al – essentieel. Het moment om terug te blikken en met je team te beginnen met het herijken van de richting die je op wilt. Prioriteiten doornemen en beoordelen of ze gerealiseerd zijn. Als prioriteiten niet gerealiseerd zijn, kritisch kijken hoe het komt dat ze niet volbracht zijn. Keuzes maken, nieuwe prioriteiten voor de komende 90 dagen bepalen. Stilstaan bij wat een teamlid nodig heeft om vooruitgang te kunnen boeken. Oorzaken van issues achterhalen, ze bij de kop pakken en oplossen.

<h2>Jaar overleg</h2>Tijdens het jaar overleg kijk je terug en bespreek je in welke mate iedereen trots is op wat er zakelijk én persoonlijk bereikt is. Cijfers worden besproken, succesfactoren belicht en prioriteiten gewogen. Er wordt gewerkt aan het team door “Nog één ding” methodiek toe te passen. De uitkomst van de SWOT en confrontatiematrix zijn issues en besproken wordt hoe deze op te pakken en door wie. Iedereen wordt uitgedaagd om weer kritisch te gaan kijken naar de richting, de kernwaarden, de core focus van het bedrijf, eigen prioriteiten en het belangrijkste: Of iedereen over 3 jaar nog aan boord is.

 

Wil je weten hoe de wekelijkse en kwartaal agenda eruit concreet ziet, laat het met weten en je ontvangt deze gratis. Zorg voor een goede vergaderimpuls en merk het verschil.

[contact-form-7 404 "Not Found"]

 

 

 

Share this post:
RenéStop zinloos vergaderen, doe het anders

Related Posts

Take a look at these posts